PROTOKÓŁ
z przeprowadzonej  w dniu 10 marca 2006 roku kontroli Zakładu Usług Komunalnych w Poświętnem.

Kontrolę przeprowadziła Komisja Rewizyjna Rady Gminy Poświętne w składzie:
1) Andrzej Pawlik – Przewodniczący Komisji,
2) Włodzimierz Bogusiak – członek,
3) Czesław Sobczyk – członek,
4) Paweł Kobylarczyk – członek,
5) Marian Grzybek – członek.
Podczas kontroli obecny był również Przewodniczący Rady Gminy – Andrzej Małachowski.
W trakcie kontroli obecny był Pan Stanisław Lipski – kierownik Zakładu Usług Komunalnych i Pani Grażyna Krakowiak – główna księgowa.
Okres objęty kontrolą – 2005 rok.
Kontrola Zakładu została zaplanowana przez Komisję Rewizyjną w planie pracy na 2006 rok, który został zatwierdzony  uchwałą Rady Gminy Poświętne nr XXX/165/06 z dnia 18 stycznia 2006 r.
Zakres kontroli:
1/ Efekt finansowy i gospodarczy
2/ Stan budynków i sprzętu
3/ Zużycie i straty wody
4/ Koszty dostarczania wody
5/ Koszty odprowadzania ścieków
6/ Realizacja wniosków pokontrolnych.
Zakład Usług Komunalnych został powołany w 2001 roku uchwałą nr XXII/157/2001 Rady Gminy Poświętne z dnia 28 kwietnia 2001 r. w sprawie utworzenia zakładu budżetowego pod nazwą Zakład Usług Komunalnych.
Komisja sprawdziła listy obecności pracowników ZUK-u i karty urlopowe.
W zakładzie zatrudnionych jest 6 osób, z tego: 4 osoby na pełny etat, 1 osoba na ½ etatu, i jedna osoba na ¾ etatu w sezonie letnim (maj-październik) oraz na ¼ etatu w sezonie zimowym (listopad-kwiecień). Ponadto w zakładzie zatrudniona jest sprzątaczka na umowę-zlecenie.
Na dzień 10 marca 2006 r. cztery osoby nie wykorzystały urlopów zaległych.
Kierownik jednostki oświadczył, że w najbliższym czasie osoby te wykorzystają zaległy urlop.
W zakładzie znajdują się:
- instrukcja obiegu dokumentów finansowo-księgowych,
- instrukcja kasowa.
Rachunki realizowane są przelewami bankowymi.
W ZUK znajdują się: księga główna,  księgi pomocnicze: księga inwentarzowa, wykaz środków trwałych, kartoteki
Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych jest przestrzegany obowiązek:
- otwierania ksiąg rachunkowych na początek każdego roku,
- zamykania ksiąg rachunkowych na koniec każdego roku,
- oznaczenia ksiąg rachunkowych nazwą zakładu budżetowego, zrozumiałą nazwą danego  
   rodzaju ksiąg, rokiem, którego księgi dotyczą.
W księgach zapisy prowadzone są z zachowaniem chronologii, numerowania zapisów, liczenia w sposób ciągły sumy zapisów (obrotów) oraz zachowaniem porządku 
systematycznego i chronologicznego.

Sprawozdawczość.
Zakład budżetowy sporządza sprawozdania kwartalne, półroczne i roczne, terminowo, zgodnie z przepisami GUS i Urzędu Skarbowego.
Zakład przekazuje sprawozdania do Skarbnika Gminy. Skarbnik nie potwierdza odbioru sprawozdań.
Rachunki i roszczenia.
Fakt zapłaty faktury jest odnotowywany na odwrotnej stronie. Faktury opisywane są odnośnie celowości zakupu i przeznaczenia  na odwrotnej stronie przez kierownika jednostki.
Główna księgowa stwierdziła, że ZUK nie ma zaległości w opłatach.
W zobowiązaniach od ludności występują następujące zaległości:
1) Zaległość od lokatora w budynku Szkoły Podstawowej w Brudzewicach w kwocie 4440 zł  
    -   zaległość dotyczy opłat za czynsz, wodę i ścieki za okres 1 roku.
    ZUK wszczął postępowanie egzekucyjne w celu ściągnięcia zaległości,
2) Zaległość od  byłego lokatora w budynku weterynarii na kwotę 770 zł czynsz i 3500 zł 
    za energię elektryczną.
    Komisja Rewizyjna zapoznała się z umową lokatora i stwierdziła co następuje:
    Należy podjąć natychmiastowe działania w celu wyegzekwowania zaległych należności.
3) Zobowiązania od ludności za wodę i ścieki w kwocie 9907 zł na dzień 31.12.2005 r.
     Księgowa ZUK stwierdziła, że od zobowiązań nie zapłaconych  w terminie naliczane są 
     ustawowe odsetki .
     Do wszystkich dłużników wysyłano w 2005 roku około 60 wezwań do zapłaty 
     nieuregulowanych kwot.
Rachunki za telefon są w granicach 160-170 zł miesięcznie.
W okresie 1 stycznia – 31 grudnia 2005 r. nie były wypłacane zaliczki.
Stwierdzono, że pieczątki ZUK-u przechowywane są w kasetce, w szafie metalowej.
Skontrolowano faktury, które były przedmiotem wydatków we wrześniu 2005 roku.
Na fakturach stwierdzono przybite pieczątki o następującej treści:
1) sprawdzono pod względem merytorycznym, z podpisem sprawdzającego,
2) sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym, z podpisem sprawdzającego,
3) zatwierdzono do wypłaty ze środków ( z podaniem działu, rozdziału i paragrafu), 
    z podpisem głównej księgowej i kierownika jednostki.
Komisja Rewizyjna stwierdziła, że ZUK w zasadzie finansuje się z własnych środków wypracowanych z usług dla mieszkańców i jednostek podmiotowych prowadzonych na terenie Gminy Poświętne.
Dotacja celowa z budżetu Gminy w wysokości 80.000 zł jest przeznaczona w całości na refundację różnicy w dopłacie do 1 m3 wody i ścieków, wynikającej z faktycznych kosztów wyprodukowania 1 m3 wody i oczyszczenia 1 m3 ścieków a uchwałą Rady Gminy Poświętne o wysokości tych stawek.
Stan budynków i sprzętu.
1) Ewidencja majątku trwałego ZUK-u.
W Zakładzie prowadzona jest ewidencja środków trwałych.
Magazyn narzędzi i części zamiennych do hydroforni i sieci wodociągowej znajduje się 
w budynku, który jest siedzibą ZUK-u, w Stefanowie. Do magazynu podłączony jest monitoring.
W aktach osobowych pracowników znajdują się oświadczenia pracowników odpowiedzialnych za powierzone im mienie materialne.
Środki transportu: ciągnik, bobcat, polonez i mienie: budynek ZUK, są ubezpieczone w zakładach ubezpieczeniowych.
Budynki hydroforni w Dębie i Poświętnem nie są ubezpieczone.

Sprawdzono ewidencję czasu pracy pracowników oraz ewidencję pracy pojazdów i maszyn, która prowadzona jest przez główną księgową.
ZUK czynny jest od godziny 800 do 1600 . Obecność w pracy potwierdzana jest na liście obecności.
W roku 2005 koszty utrzymania samochodu polonez wyniosły 23.511 zł, natomiast wpływy 17.037 zł.
Z oświadczenia głównej księgowej i kierownika ZUK wynika, że 85% ogólnego czasu pracy samochodu polonez wykorzystywane było przez Urząd Gminy Poświętne.
Z pobieżnej analizy wynika więc, że utrzymanie tego samochodu przy obecnych stawkach jest nierentowne.
Komisja zaleca podwyższenie stawek usług polonezem dla innych podmiotów, tak aby koszty utrzymania samochodu były zbliżone do wydatków, z niewielkim (kilkuprocentowym) zyskiem dla ZUK. Nie jest dobrym rozwiązaniem, aby zakład z własnych wypracowanych środków w ciągu roku gospodarczego, dokładał środki finansowe do  tego środka transportu.
Sprawdzono karty drogowe pojazdów i stwierdzono braki i uchybienia w ich czytelnym wypełnianiu. 
Stwierdzono, że nie wykonano zaleceń Komisji Rewizyjnej dotyczących prawidłowego wypełniania kart pojazdów, zawartych w protokole  kontroli z dnia 21 listopada 2003 roku.
Zużycie i straty wody.
Zużycie i straty wody oraz koszty odprowadzania ścieków  w 2005 roku przedstawia załącznik do protokołu.
 Kierownik ZUK oświadczył, że za rok 2005 nie zapłacono żadnych kar za przekroczenie dopuszczalnych norm określonych w pozwoleniu wodno-prawnym (ogólne normy zanieczyszczeń).
Zalecenia Komisji Rewizyjnej:
1. Komisja zaleca, by Kierownik ZUK raz do roku, najlepiej wiosną, dokonał przeglądu sieci 
    wodociągowej w każdym sołectwie na terenie Gminy Poświętne, z udziałem sołtysa wsi. 
    Protokół z przeprowadzonej kontroli należy przedłożyć Wójtowi  Gminy oraz o fakcie tym
    poinformować Komisję Rewizyjną.
2. Przeanalizować koszty wyprodukowania 1 m3 wody i oczyszczania 1 m3  ścieków 
    odprowadzanych do kanalizacji, ze szczególnym uwzględnieniem rozliczenia ilości 
    wyprodukowanej  wody wg wskazań wodomierza głównego a ilości sprzedanej wody, 
    zsumowanej z wodomierzy indywidualnych.
    Komisja wnioskuje o utrzymanie opłaty stałej od wodomierza za 1 m-c w dotychczasowej 
    wysokości tj. 1 zł netto.
    Natomiast stawka za 1m3 wody dla odbiorców indywidualnych wynosząca 1,30 zł netto
   (1,88 zł netto koszt faktyczny wyprodukowania wody w dwóch hydroforniach) powinna 
    wzrosnąć tak, aby dotacja do 1 m3 wody z budżetu Gminy nie przekraczała 10% ceny 
    faktycznego wyprodukowania wody.
    Podobne działania należy podjąć w stosunku do 1m3 ścieków.
    Działania te pozwoliłyby  w najbliższym czasie na samofinansowanie się ZUK-u, bez 
    udziału dotacji z budżetu Gminy lub sukcesywnie malejącą dotacją z budżetu Gminy. 
3. Zdecydowanie poprawić czytelność kart pojazdów, z uzupełnieniem i wypełnieniem 
    pozycji  dotyczących godziny wyjazdu, zlecającego, wykonania OC, podpisów kierowców, 
    osoby kontrolującej karty. Prawidłowo wypełniać rubrykę w pozycji nazwisko jadącego.
4. Po przeprowadzonych oględzinach magazynu ZUK-u, Komisja Rewizyjna wnioskuje, aby 
    kierownik jednostki wygospodarował pomieszczenie socjalne z małego magazynu, dla 
    pracowników fizycznych. W pomieszczeniu tym winny znajdować się: szafki dwudzielne, 
    zlewozmywak i inne  urządzenia zgodne z wymogami bhp.
5. Zakupić dla pracowników kamizelki odblaskowe i ubrania ochronne z napisem firmowym.
6. Zastosować się do przepisów kodeksu pracy, dotyczących ekwiwalentów żywnościowych 
    dla pracowników w okresie zimowym i wody mineralnej w okresie letnim.
7. Należy podjąć natychmiastowe działania w celu wyegzekwowania zaległych należności od 
    byłego lokatorów weterynarii.
8. Do 30 czerwca 2006 r. Kierownik ZUK wyegzekwuje zaległe zobowiązania od ludności za 
    2005 rok.
9. Realizacja zaleceń z punktów 3, 5, 6, 7 winna nastąpić niezwłocznie, ze szczególnym 
    uwzględnieniem pkt 3 i 7 (pkt 3 nie został zrealizowany pomimo zalecenia z poprzedniej 
    kontroli).
    W przypadku nie rozpoczęcia wykonania zaleceń do 30 marca 2006 r. Wójt Gminy 
    wyciągnie konsekwencje służbowe, zgodnie ze swoimi uprawnieniami, wobec kierownika 
     kontrolowanej jednostki.
10. Do 30 czerwca 2006 roku Kierownik ZUK przedłoży Wójtowi Gminy,
      Przewodniczącemu Rady Gminy i Przewodniczącemu Komisji Rewizyjnej sprawozdanie 
     z realizacji zaleceń pokontrolnych.

Protokół pokontrolny został sporządzony w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden przeznaczony jest dla Przewodniczącego Rady Gminy, jeden dla Przewodniczącego Komisji Rewizyjnej i jeden dla kierownika Zakładu Usług Komunalnych.

Podpisy kontrolujących:                                                         Podpis Kierownika ZUK

…………………………………….
                                                                                             ……………………………………..
……………………………………. 	(podpis i data)

…………………………………….

……………………………………

……………………………………