PROTOKÓŁ NR 9/05
posiedzenia Komisji Rewizyjnej Rady Gminy Poświętne odbytego w dniu 
4 listopada  2005 roku w godzinach 1000 – 1600  w siedzibie Urzędu Gminy Poświętne.

Przewodniczył radny Andrzej Pawlik –  Przewodniczący Komisji Rewizyjnej.
Obecni wg załączonej listy obecności.
W posiedzeniu uczestniczyli: Wójt Gminy – Mieczysław Stępień, Przewodniczący Rady Gminy – Andrzej Małachowski.
Porządek obrad:
1. Ocena realizacji zadań związanych z przeprowadzeniem wyborów parlamentarnych i   
     i prezydenckich – wydatki poniesione na ten cel.
2. Realizacja zadań przez administrację samorządową – kontrola problemowa (wydatki 
   materialne, wydatki na usługi, wynagrodzenia osobowe, podróże służbowe, księgi
   inwentaryzacyjne, dochody własne i dotacje).
3. Sprawy różne.

Ad. pkt 1. Przewodniczący Komisji poprosił Panią skarbnik o przedstawienie informacji na temat wydatków związanych z wyborami parlamentarnymi i prezydenckimi.
Pani Jadwiga Wójcicka – skarbnik Gminy poinformowała, że wydatki na przeprowadzenie wyborów parlamentarnych i prezydenckich były pokryte ze środków otrzymanych od Wojewody.
Diety były przyznane na podstawie przepisów odgórnych i były zróżnicowane kwotowo, inne dla przewodniczących, zastępców i członków komisji wyborczych.
Pani skarbnik poinformowała, że wybory nie zostały jeszcze do końca rozliczone, ponieważ termin ostatecznego rozliczenia ma nastąpić do 30 listopada 2005 r.
Przewodniczący Komisji zapytał czy z budżetu Gminy została wydana jakaś kwota na wybory.
Pani Skarbnik wyjaśniła, że z budżetu Gminy nie wydano żadnej kwoty na wybory.
Przewodniczący Komisji poprosił Panią skarbnik o przygotowanie na następne posiedzenie komisji sprawozdania w wydatków poniesionych na wybory parlamentarne i prezydenckie.
Ad. pkt 2. Przewodniczący Komisji poinformował, że Pani Elżbieta Lasota – inspektor d.s budownictwa w Urzędzie Gminy przygotowała pisemną informację na temat realizacji inwestycji na terenie Gminy Poświętne, co jest związane również z realizacją zadań przez administrację samorządową. Pisemna informacja stanowi załącznik do protokołu.
Radni zapoznali się z przedstawioną informacją.
Radny Czesław Sobczyk zapytał Wójta jak przedstawia się wykorzystanie środków na drogi.
Wójt stwierdził, że zakupiony kamień na drogi został już praktycznie rozdysponowany.
Przewodniczący Komisji poprosił na posiedzenie Komisji Pana Bolesława Kośkę, który zajmuje się w Urzędzie Gminy zakupem materiałów biurowych i zapytał go jak w Urzędzie wygląda zakup materiałów, czy to się odbywa w drodze przetargu czy nie.
Pan Bolesław Kośka wyjaśnił, że kwota jaką Urząd Gminy wydaje na materiały biurowe jest za mała, żeby organizować przetarg w trybie ustawy o zamówieniach publicznych. Materiały biurowe kupowane są w hurtowni.
Przewodniczący Komisji zapytał czy jest prowadzony rejestr wydanych materiałów biurowych.
Pan Kośka wyjaśnił, że w chwili obecnej nie rejestruje wydanych materiałów dla pracowników urzędu za pokwitowaniem.
Przewodniczący A. Pawlik zapytał jak wygląda zakup materiałów biurowych czy w formie
gotówkowej czy przelewem.
Pan B. Kośka wyjaśnił, że  za materiały płaci się przelewem.
Komisja wnioskowała o zaprowadzenie ewidencji wydawanych materiałów biurowych na potrzeby Urzędu i Rady Gminy.
Pan B. Kośka zwrócił uwagę, że materiały biurowe znajdują się w pomieszczeniu tajnej kancelarii a nie powinno tak być i dlatego należałoby się zastanowić czy nie przygotować innego pomieszczenia.
Przewodniczący A. Pawlik poprosił o przedstawienie zakresu czynności P. Kośki.
Wnioskował, żeby na następne posiedzenie Komisji Pan B. Kośka przygotował dokumentację z przeprowadzenia zakupów biurowych i sprzętu (zapytanie o cenę).
Pani A. Kacprzak – kadrowa – doręczyła zakres czynności P. Kośki.
Przewodniczący Komisji zapytał Wójta czy w zakresie czynności P. Kośki znajduje się zakup i rozdział materiałów biurowych.
Wójt potwierdził, że taki punkt jest w zakresie czynności.
Przewodniczący A. Pawlik zapytał od kiedy Pan Kośka nie prowadzi rejestru wydanych materiałów biurowych.
Pan B. Kośka wyjaśnił, że do 2004 roku prowadził rejestr, jednak od 2005 roku zaprzestał prowadzenia rejestru ponieważ został obciążony dodatkową pracę tj. do zakresu czynności doszły mu sprawy dróg.
Przewodniczący Komisji zapytał Panią J. Wójcicką – skarbnika, czy jest w Urzędzie księga inwentarzowa.
Pani Skarbnik wyjaśniła, że jeszcze w tym roku będzie inwentaryzacja w Urzędzie Gminy. Inwentaryzację robi się co 4 lata. W urzędzie jest księga inwentarzowa.
Przewodniczący A. Pawlik zapytał czy przy zakupie sprzętu na fakturze opisuje się dla kogo jest sprzęt kupiony.
Pani J. Wójcicka wyjaśniła, że zazwyczaj na fakturze nie jest napisane dla kogo dany sprzęt będzie służył, chyba że jest kupowany np. specjalny program dla podatków czy księgowości.
Komisja poprosiła o książkę wyjazdów do pożaru.  
Sprawdzono listę pożaru z dnia 17 sierpnia 2004 r., według której w gaszeniu pożaru od godziny 15.00 brał udział Pan Marian Pisarski. Według listy obecności dyrektor ZEAS-u wtedy był od godziny 8.00 do 16.00 w pracy.
Komisja dokonała również oględzin następujących pomieszczeń biurowych Urzędu Gminy:
- sekretariat znajdujący się na piętrze budynku głównego.
W sekretariacie pracuje Pani Anna Kacprzak (pok. Nr 3) – sekretarka oraz insp. ds. kadrowych.
W sekretariacie brak jest godła państwowego.
Pani A. Kacprzak zwróciła uwagę, że do sekretariatu należałoby zakupić minikoparkę, ponieważ jest kserowane wiele dokumentów a ksero znajduje się na dole budynku. Pani Kacprzak przyjmuje telefony na głównej centrali i nie zawsze może się oderwać żeby zrobić kopię dokumentów. 
- pokój nr 4 na piętrze.
W pokoju nr 4  znajdują się dwa stanowiska pracy: Skarbnika Gminy – Pani Jadwigi Wójcickiej i inspektora ds. księgowości – Pani Jadwigi Kośka. W pomieszczeniu brak jest godła.
- pokój nr 5 na parterze.
W pokoju tym znajdują się dwa stanowiska pracy: jedno inspektorra ds. księgowości podatkowej i działalności gospodarczej (Pani Barbara Anioł) i drugie inspektora ds. wymiaru podatków i kasjera (Pani Aleksandra Kupis).
W pomieszczeniu  zwrócono uwagę na brak odpowiednich mebli i brak godła.
Wskazany zakup mebli z dużą ilością półek na dokumenty podatkowe.
W pomieszczeniu znajdują się krzesła dla interesantów.
- pokój nr 7 na parterze.
W pomieszczeniu tym znajduje się jedno stanowisko pracy inspektora ds. gospodarki ziemią i obsługi Rady Gminy (Pani Elżbieta Sobczyk).
W pokoju znajduje się miejsce dla interesantów do napisania podania lub innych dokumentów oraz krzesła dla interesantów.
Na ścianie wisi godło państwowe.
- pokój nr 8 na parterze.
W pomieszczeniu znajduje się stanowisko pracy inspektora ds. budownictwa (Pani Elżbieta Lasota).
Komisja zwróciła uwagę na potrzebę zakupu szafy na dokumenty, których jest bardzo dużo.
W pokoju brak jest godła. 
Dla interesantów ustawione są krzesła.
Ze względu na duży zakres obowiązków inspektora ds. budownictwa komisja zwróciła uwagę na potrzebę zatrudnienia drugiej osoby, która by zwiększyła realizację zadań podejmowanych przez Radę Gminy.
- Budynek agronomówki w którym znajdują się pomieszczenia:
1/ Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej ( dwa pomieszczenia).
W jednym znajdują się dwa stanowiska pracy: kierownika GOPS (Pani Elżbieta Podlasek) i starszego pracownika socjalnego (Pani Bożena Franas). W pomieszczeniu tym znajdują się miejsca dla interesantów i jest możliwość sporządzenia przez nich dokumentów (podania, wnioski itp.). W drugim pomieszczeniu GOPS znajdują się również dwa stanowiska pracy: informatyka GOPS (Pan Marcin Wójcicki) i referenta ds. obsługi świadczeń rodzinnych (Pani Anna Sobczyk). W drugim pomieszczeniu stwierdzono dobre wyposażenie lokalu w meble i sprzęt biurowy. W obu pomieszczenia brak jest godła państwowego.
2/ pokój w którym  znajdują się dwa stanowiska pracy: inspektora ds. obrony cywilnej i p.poż. (Pan Bolesław Kośka) i inspektora ds. rolnych i bhp (Pan Stanisław Barul).
W pomieszczeniu tym znajduje się wydzielone miejsce na tajną kancelarię, w której przechowywane są również materiały biurowe. Brak godła.
Komisja stwierdziła, że pomieszczenie jest zbyt małe dla dwóch osób. W pokoju znajdują się miejsca dla interesantów.
3/ dwa pomieszczenia Urzędu Stanu Cywilnego: pokój biurowy w którym znajduje się jedno stanowisko pracy tj. kierownika USC i  ewidencji ludności (Pani Gabriela Bogusiak) oraz sala
ślubów USC, wymagana zgodnie z ustawą „Prawo o aktach stanu cywilnego”. Sala ta wymaga remontu.
W pomieszczeniu biurowym USC brak jest miejsca do napisania podania lub wypełnienia wniosku przez interesantów. Znajdujące się tam meble i biurka nie są przystosowane do znajdującego się tam sprzętu komputerowego. Wskazany zakup odpowiednich mebli do tego pomieszczenia wg sugestii kierownika USC. W pomieszczeniach USC znajdują się godła państwowe.
Ad. pkt 3. Przewodniczący Komisji zapoznał członków Komisji z treścią pisma skierowanego do Przewodniczącego Komisji Rewizyjnej od Przewodniczącego Komisji Budżetowo-Gospodarczej i Rolnictwa, które stanowi załącznik do niniejszego protokołu.
Na posiedzenie Komisji poproszono Panią Aleksandrę Kupis – isp. ds. podatków w Urzędzie Gminy.
Przewodniczący Komisji zapytał Panią Kupis czy od przeprowadzonej w 2003 roku kontroli podmiotów gospodarczych  przybyło nowych podmiotów, jeśli tak to jaką powierzchnię zajmują i czy w 30-tu podmiotach, które były kontrolowane coś się zmieniło. Przewodniczący poprosił o informację czy deklaracje podatników prowadzących działalność gospodarczą, które były kontrolowane zgadzają się z protokołami z kontroli. 
Pani A. Kupis wyjaśniła, że art. 293 i 294 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa nie pozwala udzielać informacji na temat indywidualnych podatników i ich danych osobowych (tajemnica skarbowa). Komisja Rewizyjna może tylko żądać informacji na tematy ogólne dotyczące powierzchni zajętej na działalność gospodarczą i naliczenia podatku od powierzchni zajętej na działalność.
Radny Włodzimierz Bogusia zapytał Wójta czy udostępni Komisji informacje dotyczące indywidualnych podmiotów gospodarczych w kwestii powierzchni zajętej przez nich na działalność i kwoty naliczonego podatku.
Wójt wyjaśnił, że nie może udzielać informacji, które naruszałyby tajemnicę skarbową, zgodnie z wymienionymi artykułami Ordynacji podatkowej.
Przewodniczący Komisji stwierdził, że do Przewodniczącego Komisji Budżetowo-Gospodarczej i Rolnictwa należy wystosować odpowiedź na pismo. 
Pismo stanowi załącznik do protokołu.
Na tym komisja zakończyła obrady.
Przewodniczący obrad zamknął posiedzenie.

Protokołowała:
Elżbieta Sobczyk                                                                        Przewodniczył:

    Inspektor                                                                Przewodniczący Komisji Rewizyjnej                                                                   
                                             
                                                                                                  Andrzej Pawlik

Członkowie Komisji:

…………………………………….                                ………………………………………..

……………………………………